В 2023 году все российские организации перейдут на обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). В связи с этим у компаний возникают многочисленные вопросы по поводу порядка оформления и использования электронных доверенностей. Отвечаем на самые распространенные вопросы.

Правда ли что все организации должны уже в начале 2023 года иметь МЧД на своих сотрудников, представляющих интересы компании в ФНС и прочих официальных структурах?

Нет, не правда. В начале 2023 года возможность подписывать электронные документы от имени организаций электронными подписями самих организаций будет сохранена. Электронные подписи организаций уже содержат ФИО подписантов, и поэтому оформлять на них МЧД не потребуется. При этом сам срок перехода на обязательное применение МЧД был перенесен на 1 сентября 2023 года, и до этого же момента будет действовать переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования МЧД.

Как в 1С оформить МЧД на бухгалтера для представления налоговой отчетности?

Такую доверенность можно сформировать через сервис 1С-Отчетность, зайдя в раздел Уведомления и нажав команду Создать. Далее в окне Виды уведомлений нужно выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС), заполнить все реквизиты, указав данные вашего бухгалтера и код инспекции, в которую планируете сдавать отчетность, и отправить сформированную МЧД на регистрацию в ФНС. После регистрации сведения о бухгалтере, на которого была оформлена МЧД, будут добавлены в учетную запись ЭДО с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности. В строке состояния статус МЧД примет значение Зарегистрировано. На этом этапе доверенность готова к использованию.

Сформировали МЧД на работника, но не получается ее использовать для отправки налоговой отчетности через 1С. Что делать?

Для того чтобы работник мог представлять налоговую отчетность на основании МЧД, в сервисе 1С-Отчетность необходимо настроить сдачу отчетности с использованием оформленной доверенности. Чтобы произвести настройку, нужно пройти по гиперссылке из карточки организации раздела Главное – Организации и в появившейся форме Регистрация в налоговом органе установить переключатель Отчетность подписывает в положение Представитель. После этого нужно перейти по ссылке Заполнить и в открывшейся форме Представитель в поле Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом нужно указать тип доверенности Машиночитаемые доверенности (ФНС). После этого будет открыт список доверенностей, из которого нужно выбрать МЧД на вашего работника, который планирует представлять обязательную отчетность в ИФНС.

В какие государственные учреждения мы можем представлять документы и отчитываться на основании МЧД?

Возможность представления электронных документов на основании МЧД существует только для тех ведомств и учреждений, которые на сегодняшний день уже утвердили свои форматы электронных доверенностей. Такие форматы сейчас утверждены ФНС, ПФР и ФСС. Другие ведомства к электронному обмену документами с организациями на основании электронных доверенностей еще не подключены. Соответственно, и отчитываться в них при помощи электронных доверенностей компании не могут.

Работает ли МЧД в региональных ИФНС? У нас есть негативный опыт взаимодействия с местными налоговыми, и доверенности приходится отправлять на бумаге.

В настоящее время возможность работы по МЧД поддержана всеми налоговыми инспекциями на территории страны. Оформленные МЧД действуют во всех ИФНС, в которых организация-доверитель состоит на учете. Если возникают какие-либо проблемы с отправкой отчетности при помощи МЧД в конкретную инспекцию, возможно, оформленная доверенность на эту инспекцию попросту не распространяется. Уточните этот вопрос в применяемой учетной программе. Например, в сервисе 1С-Отчетность можно ограничить список ИФНС, для которых будет действовать МЧД. Чтобы уточнить эту информацию, в сервисе на странице доверенности необходимо перейти по ссылке, расположенной рядом с текстом «Органы, для которых действует доверенность», и ознакомиться с перечнем налоговых инспекций, для которых применяется оформленная доверенность.

Руководитель организации получил в УЦ ФНС квалифицированный сертификат. Какой далее порядок действий необходимо выполнить, чтобы передать право подписи в налоговых отчетах, своему заместителю на время отпуска?

Для представления налоговой отчетности в ИФНС на заместителя директора организации необходимо оформить электронную доверенность по формату, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Оформленную доверенность нужно подписать сертификатом электронной подписи директора и направить ее на регистрацию в ФНС. После регистрации налоговиками заместитель на основании МЧД может представлять в инспекцию любые налоговые декларации, расчеты и прочую отчетность.

МЧД для ФНС будет действовать в течение всего срока, на который мы ее оформили, или есть возможность аннулировать доверенность, не дожидаясь истечения срока ее действия?

При оформлении МЧД в доверенности указывают срок ее действия. Но это не значит, что доверитель не сможет аннулировать доверенность до истечения данного срока. Оформленную доверенность вы можете аннулировать в любое время по собственному усмотрению. Чтобы аннулировать МЧД ФНС нужно заполнить специальное заявление в формате, рекомендованном письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. В 1С доверенность отзывают в сервисе 1С-Отчетность по команде Отозвать, располагаемой в командной сроке формы МЧД со статусом Зарегистрировано, указывая причину отзыва.

Можем ли мы использовать одну и ту же МЧД (на бухгалтера) для отправки отчетов в налоговую и в фонды?

Нет, не можете. Сейчас единого формата электронной доверенности для сдачи отчетности не существует. В ФНС действует собственный формат МЧД, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Универсальную МЧД для сдачи любой отчетности пока сформировать невозможно.

Подскажите, можно ли сделать электронную доверенность для сдачи отчетности на физлицо, которое не является сотрудником нашей организации?

Да, можно. Действующее законодательство не содержит обязательного требования, согласно которому физлицо, на которого оформляется электронная доверенность, должно непременно являться работником компании-доверителя. МЧД в принципе можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и совершение других юридически значимых действий. Главное, чтобы оформленная электронная доверенность содержала в себе все обязательные реквизиты, установленные приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.

Руководитель организации получил в УЦ ФНС квалифицированный сертификат. Какой далее порядок действий необходимо выполнить, чтобы передать право подписи в налоговых отчетах, своему заместителю на время отпуска?

Для представления налоговой отчетности в ИФНС на заместителя директора организации необходимо оформить электронную доверенность по формату, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Оформленную доверенность нужно подписать сертификатом электронной подписи директора и направить ее на регистрацию в ФНС. После регистрации налоговиками заместитель на основании МЧД может представлять в инспекцию любые налоговые декларации, расчеты и прочую отчетность.

МЧД для ФНС будет действовать в течение всего срока, на который мы ее оформили, или есть возможность аннулировать доверенность, не дожидаясь истечения срока ее действия?

При оформлении МЧД в доверенности указывают срок ее действия. Но это не значит, что доверитель не сможет аннулировать доверенность до истечения данного срока. Оформленную доверенность вы можете аннулировать в любое время по собственному усмотрению. Чтобы аннулировать МЧД ФНС нужно заполнить специальное заявление в формате, рекомендованном письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. В 1С доверенность отзывают в сервисе 1С-Отчетность по команде Отозвать, располагаемой в командной сроке формы МЧД со статусом Зарегистрировано, указывая причину отзыва.

Можем ли мы использовать одну и ту же МЧД (на бухгалтера) для отправки отчетов в налоговую и в фонды?

Нет, не можете. Сейчас единого формата электронной доверенности для сдачи отчетности не существует. В ФНС действует собственный формат МЧД, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Универсальную МЧД для сдачи любой отчетности пока сформировать невозможно.

Подскажите, можно ли сделать электронную доверенность для сдачи отчетности на физлицо, которое не является сотрудником нашей организации?

Да, можно. Действующее законодательство не содержит обязательного требования, согласно которому физлицо, на которого оформляется электронная доверенность, должно непременно являться работником компании-доверителя. МЧД в принципе можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и совершение других юридически значимых действий. Главное, чтобы оформленная электронная доверенность содержала в себе все обязательные реквизиты, установленные приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.

Источник: buh.ru